Responsabilités principales :
Support événementiel
- Assurer des opérations conformes aux standards du EMEA M&E Services playbook
- Coordonner les événements sur site
- Préparer les espaces de réunion/événements (mobilier, restauration, fournitures de bureau)
- Réapprovisionner les salles de réunion selon les besoins (boissons, débarrasser la vaisselle)
- Vérifier tous les espaces avant les événements
- Vérifier l'exactitude des livraisons et intervenir si nécessaire
- Accompagner les fournisseurs d'événements (restauration, technique, décoration)
- Installer la signalétique sur les panneaux d'affichage
Administration et planification d'événements
- S'assurer que toutes les demandes de réunions et d'événements reçoivent une réponse dans les délais
- Servir de point de contact principal pour les organisateurs d'événements et les fournisseurs pendant la planification
- Organiser les réunions nécessaires à la planification et fournir les informations aux organisateurs d'événements
- Soutenir l'administration, l'organisation et la planification des réunions
- Assurer la liaison avec les fournisseurs pour obtenir des devis et garantir que les interventions se déroulent comme prévu
- Effectuer des audits réguliers de contrôle des stocks (mobilier, équipement, ustensiles)
- Passer les commandes et suivre les livraisons en temps opportun
Conformité et sécurité
- Respecter les réglementations en matière de santé, sécurité et sûreté pour chaque événement
- Exécuter les procédures d'évacuation incendie/urgence du bâtiment
- Remonter les problèmes et défis au coordinateur senior en temps opportun
Opérations quotidiennes
- Participer aux réunions quotidiennes/hebdomadaires/mensuelles et aux points avec les parties prenantes des opérations (service de nettoyage, services de réunion)
- Communiquer quotidiennement avec l'équipe REWS Hospitality & Events
- Suggérer des améliorations pour l'expérience client
- Adopter une approche flexible concernant les horaires de travail variables selon les besoins de l'entreprise
- Effectuer des tâches ponctuelles pour répondre aux besoins de l'entreprise
Compétences et expérience :
- Bac +3 (Bachelor of International Business...)
- 3 à 4 ans d'expérience en coordination d'événements dans les secteurs du luxe, de l'hôtellerie (incluant la gestion de réunions et
d'opérations hôtelières) et en entreprise (corporate).
- Maîtrise du français et de l'anglais (écrit et oral). La maîtrise d'une autre langue est un plus (arabe).
- Solides compétences en planification et coordination avec capacité à gérer plusieurs événements et relations avec les fournisseurs simultanément
- Connaissance des réglementations en matière de santé et sécurité et des normes de conformité événementielle
- Maîtrise des systèmes de réservation et des outils de gestion opérationnelle
- Excellentes capacités de résolution de problèmes avec aptitude à travailler sous pression
- Flexible et adaptable avec une approche pratique de la préparation et de la réalisation d'événements
Métier ROME : Chef / Cheffe de projet événementiel
Contrat : CDI
Durée du travail : 37H/semaine
Travail en journée...
Compétences : Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement, Recueillir et analyser les besoins client, Assurer la sécurité des visiteurs et du personnel, Concevoir les modalités de l'événement selon les objectifs et le budget, en apportant son expertise et sa créativité sur les moyens et outils à mobiliser, Développer et fidéliser la relation client, Etre garant du respect des exigences de sécurité et de qualité relatives à l'ensemble de l'événement, de sa préparation à sa clôture, Faire preuve d'agilité dans son action selon les contextes, Mettre en oeuvre des actions de communication, Mettre en oeuvre l'organisation matérielle et logistique d'un événement, Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l'événement, Réagir face à l'imprévu et être force de proposition en cas de dysfonctionnement, Superviser l'événement afin de s'assurer du bon déroulement du planning, Travailler en groupe, en réseau
