Chargé(E) De Congrès Et Projet Événementiel (H/F)

La Société Française d'Accompagnement et de soins Palliatifs (SFAP) est une association située dans le 15e arrondissement de Paris. Elle fédère les professionnels de santé, les bénévoles et les associations engagés autour de l'accompagnement et des soins palliatifs en France. Elle organise chaque année son Congrès national, temps fort de la vie scientifique et associative en soins palliatifs, réunissant environ 3 000 participants (2700 en présentiel et 300 en distanciel/hybride).

Nous recherchons notre Chargé(e) de Congrès, projet événementiel.

Prise de poste : début 2027

Sous la responsabilité de deux présidents de congrès qui pilotent les groupes de travail, vous prospectez et anticipez l'organisation de chaque congrès en amont ; vous gérez la mise en place et vous accompagnez les groupes de travail localement. Vous assurez la conception, la préparation, la coordination, la réalisation et l'évaluation des congrès nationaux de la SFAP, afin de garantir la continuité organisationnelle, scientifique et financière des congrès d'une édition à l'autre.

L'organisation opérationnelle du congrès (logistique, gestion des inscriptions, vente et gestion des stands exposants, plateforme hybride, prestations techniques) étant confiée à un prestataire événementiel externe (PCO), vous êtes l'interlocuteur(trice) SFAP de référence auprès de ce prestataire : vous coordonnez et contrôlez l'ensemble de la prestation afin de garantir la qualité, le respect du cahier des charges, du budget et du calendrier.

En complément des congrès nationaux, vous organisez les journées ponctuelles de formation de la SFAP : vous coordonnez le comité de pilotage de chaque journée, en assurez la logistique, la communication et le suivi des inscriptions, et veillez au respect des exigences « Qualiopi », en lien avec les trois directions de la SFAP (administration et vie associative, communication, scientifique).

Vos missions principales (liste non exhaustive) :

Rattaché(e) au Conseil d'Administration et à la DAF de la SFAP, et fonctionnellement à la Présidence et au Pôle Administration et vie associative, vous pilotez l'ensemble du cycle de vie des congrès nationaux de la SFAP, de la recherche du site à l'évaluation finale, sur trois éditions menées en parallèle, ainsi que l'organisation des journées ponctuelles de formation :

• Anticiper et préparer les éditions futures (N+3 et N+2)
• Coordonner le contenu scientifique de l'édition
• Piloter le prestataire événementiel (PCO) et les autres prestataires
• Superviser la gestion des inscriptions et des bourses
• Coordonner les partenariats, stands et exposants
• Organiser le dispositif hybride et la logistique sur site
• Assurer le pilotage financier du congrès
• Communiquer et valoriser le congrès
• Organiser les journées ponctuelles de formation
• Évaluer et améliorer en continu

Profil recherché :

-Vous avez une formation supérieure (Bac+3 à Bac+5) en gestion de projets événementiels, communication, gestion associative

-Vous avez une expérience de 2 à 5 ans en gestion de congrès, salons professionnels ou événements internationaux.

-Vous avez une connaissance du milieu associatif, médical ou de la santé.

-Vous maitrisez les outils bureautiques (Excel, Word, PowerPoint), de publication sur BO WordPress ou similaire, Canva...

• Une connaissance des exigences de la formation professionnelle continue et du référentiel « Qualiopi » est appréciée.

Vous avez le sens de l'organisation avec une capacité à gérer plusieurs interlocuteurs, les éditions et échéances en parallèle.

Vous possédez un excellent relationnel et vous appréciez travailler en équipe

Organisation :

Télétravail partiel

Travail en journée / semaine (ponctuellement en soirée ou week-end).

Déplacements France (2 à 3 fois/mois) : visites de sites, réunions GO/GS, jours du congrès? auprès du prestataire

Rémunération : selon expérience (grille SFAP)

Métier ROME : Chef / Cheffe de projet événementiel

Contrat : CDI

Durée du travail : 35H/semaine Travail en journée...

Compétences : Techniques de négociation avancées, Organiser et superviser l'approvisionnement, la logistique d'un événement, Recueillir et analyser les besoins client, Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires, Réaliser la gestion administrative des contrats, Elaborer, suivre et piloter un budget, Gérer le budget alloué à l'événement, Travailler en groupe, en réseau, Mettre en oeuvre des actions de communication, Superviser l'événement afin de s'assurer du bon déroulement du planning, Planifier les différentes tâches nécessaires à la réalisation de l'événement, Développer et fidéliser la relation client, Coordonner les étapes de l'organisation de l'événement et de son animation, en s'assurant du respect des délais et des obligations contractuelles, Utiliser les outils numériques, Contrôler la réalisation et les coûts d'une prestation