Agent D'accueil (H/F)

Prise de fonction dès que possible (1 contrat jusqu'au 31/12 puis un renouvellement jusqu'au 31/08/2027),

temps plein = environ 36h35/semaine Accueillir, accompagner et orienter les différents publics, usagers et agents, au téléphone ou en physique,

Assurer le standard et orienter l'usager vers le service compétent,

Assurer et suivre les activités relatives au service intérieur : courrier et affranchissement, logistique, reprographie,

événements.

Assurer et suivre l'exécution de la dépense dans le cadre des frais de déplacement,

Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports), les reproduire et les diffuser,

Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative et financière.

Positionnement du poste dans l'organisation

Au service de la Division des affaires générales et financières sous l'autorité de la cheffe de division.

Activités essentielles

Activités d'accueil :

• Accueil physique et téléphonique de la DSDEN,
• Accompagner et orienter les usagers et les agents,
• Filtrer et contrôler l'entrée des visiteurs ou les appels, notamment vis-à-vis des aspects de sécurité,
• Assurer l'affranchissement, la distribution et l'envoi du courrier,
• Réceptionner les livraisons.

Activités financières :

• Saisie et contrôle des frais de déplacements liés à la formation du premier degré,
• Contrôle, suivi et validation de premier niveau des frais de déplacements des personnels itinérants.

Affaires administratives générales :

• Assister la cheffe de division sur de la conduite de projet (immobilier, fonctionnement, procédures.)
• Contribuer à la préparation d'événements ponctuels au sein de la DSDEN,
• Assurer des travaux de reprographie pour la DSDEN,
• Saisie et mise à jour des bases de données pour la gestion administrative et financière,
• Reproduction, diffusion et mise en forme de rapports ou de courriers,
• Intervenir en appui à la gestion administrative et logistique de la DSDEN.

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Compétences requises

Connaissances :

• Organisation du système éducatif et ses enjeux,
• Techniques d'accueil téléphonique et physique,
• Finances publiques et circuit de la dépense ainsi que les connaissances réglementaires correspondantes,
• Pack office,
• Outils de gestion numérique liés à l'exécution financière des frais de déplacement : Chorus DT et Gaia.

Aptitudes opérationnelles :

• Adapter son comportement aux différents types de public et assurer une médiation,
• Transmettre des informations et apporter des réponses à des besoins spécifiques, en sachant les évaluer et

les hiérarchiser,

Métier ROME : Chargé / Chargée d'accueil

Contrat : CDD - 3 Mois

Durée du travail : 35H/semaine Travail en journée

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Identifier, traiter une demande client