Secrétaire Standardiste (H/F)

L'UDAF de l'Ardèche recherche pour son siège social situé à Privas, un(e) SECRETAIRE STANDARDISTE (H/F) EN CDD de 1 mois - 35 H/SEM. RENOUVELLABLE

Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des usagers, visiteurs et partenaires, ainsi que différentes missions administratives nécessaires au bon fonctionnement du service.

Vos missions :

• Accueil et relation avec les usagers
• Assurer l'accueil téléphonique et physique des visiteurs, partenaires et usagers ;
• Écouter les demandes, recueillir les informations nécessaires et reformuler les besoins ;
• Orienter les interlocuteurs vers le professionnel ou le service compétent ;
• Transmettre les informations aux personnes concernées, notamment par courriel ;
• Identifier les priorités et évaluer le degré d'urgence des demandes ;
• Participer à la gestion des situations difficiles ou conflictuelles avec les usagers ;
• Assurer une communication adaptée avec l'ensemble des publics accompagnés.
• Gestion administrative et documentaire
• Réceptionner et traiter les courriers administratifs liés de tous les services ;
• Numériser et enregistrer les courriers et ordonnances judiciaires ;
• Classer et archiver les documents selon les procédures en vigueur ;
• Assurer la gestion et le suivi de la messagerie ;
• Effectuer différents travaux administratifs ;
• Saisir et mettre en forme des documents ;
• Planifier et organiser des rendez-vous ;
• Utiliser les outils bureautiques et les outils collaboratifs de l'établissement.
• Contribuer à la bonne circulation des informations au sein de l'équipe ;
• Développer une bonne connaissance de l'environnement institutionnel, des acteurs et des partenaires ;
• Respecter les procédures internes et les règles de confidentialité liées aux missions.

Compétences recherchées :

• Expérience confirmée dans l'accueil, le secrétariat ou l'assistance administrative ;
• Maîtrise de l'accueil téléphonique et physique ;
• Capacité à identifier et orienter les demandes vers le bon interlocuteur ;
• Maîtrise de la gestion administrative du courrier ;
• Capacité à classer, numériser et archiver des documents ;
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et numériques ;
• Capacité à gérer plusieurs demandes simultanément et à hiérarchiser les priorités ;
• Aisance relationnelle et qualités rédactionnelles.

Nous recherchons une personne :

• Autonome et organisée ;
• Rigoureuse, méthodique et réactive;
• Dotée d'un bon sens de la communication et de l'écoute ;
• À l'aise dans les relations avec des publics variés ;
• Capable de faire preuve de discrétion et de confidentialité ;
• Sachant faire face à des situations parfois complexes avec calme et professionnalisme.

Formation Bac professionnel Secrétariat / Bac professionnel AGOrA (Assistance à la Gestion des Organisations et de leurs Activités), ou formation équivalente.

Expérience :

• 2 ans minimum dans le domaine du secrétariat, de l'accueil ou de l'assistance administrative.

Conditions du poste :

• CDD de 1 mois, renouvelable
• Temps plein : 35 heures par semaine
• Lieu de travail : Privas
• Prise de poste : dès que possible
• Rémunération : selon les dispositions conventionnelles applicables, avec reprise de l'ancienneté et de l'expérience selon les modalités prévues par la convention collective.
• Convention collective : CCN 66 - Convention Collective Nationale de travail des établissements et services pour personnes inadaptées et handicapées du 15 mars 1966.

Métier ROME : Chargé / Chargée d'accueil

Contrat : CDD - 1 Mois

Durée du travail : 35H/semaine Travail en journée...

Compétences : Accueillir, orienter, renseigner un public, Identifier, traiter une demande client